Apostila este stampila aplicata de autoritatile competente ale unui stat semnatar al Conventiei de la Haga pe actele oficiale intocmite în tara respectiva si care urmeaza sa fie prezentate pe teritoriul unui alt stat semnatar al Conventiei.

SCcopul aplicarii apostilei este prevenirea utilizarii unor acte false in vederea producerii de efecte juridice.

Procedura de aplicare a apostilei pe actele oficiale administrative se desfasoara prin intermediul biroului unic organizat in cadrul institutiilor prefectului.

COMPETENTA Aplicarea apostilei se realizeaza de catre subprefectul judetului/municipiului Bucuresti, desemnat prin ordin al prefectului daca:

    * titularul actului are domiciliul/ultimul domiciliu în judetul in care isi are sediul institutia prefectului careia i se adreseaza sau
    * sediul angajatorului/ultimului angajator ori sediul institutiei/unitatii care a emis actul se afla în judetul in care isi are sediul institutia prefectului careia i se adreseaza

IMPORTANT ! Solicitantii pot opta ca, inainte de a depune documentele la biroul apostila, sa se deplaseze personal la sediul institutiilor implicate (sau al structurilor teritoriale ale acestora) in vederea verificarii semnaturii, a calitatii in care a actionat semnatarul actului si, daca este cazul, a identitatii strampilei sau a sigiliului pe care le poarta actul pentru care se solicita aplicarea apostilei.


In aceasta situatie, in conformitate cu prevederile Memorandumului cu tema "Masuri necesare pentru imbunatatirea activitatii serviciilor publice", eliberarea apostilei se face in termen de 2 ore.

 

Categorii de acte care se apostileaza in cadrul institutiei prefectului:

1. acte de stare civila (certificate de nastere, de casatorie, de deces);

2. acte care fac dovada schimbarii numelui pe cale administrativa (dispozitii, certificate emise de serviciile publice comunitare de evidenta a persoanelor);

3. certificate privind domiciliul si cetatenia;

4. certificate de cazier (judiciar, fiscal);

5. certificate pentru evitarea dublei impuneri;

6. acte referitoare la raporturile de munca/serviciu (stagiul de cotizare etc.);

7. acte de studii (diplome de bacalaureat, diplome de licenta etc.);

8. acte care dovedesc calificarea intr-o meserie (pregatirea profesionala obtinuta in sistemul de formare profesionala pentru adulti), brevete (de turism etc), certificate (de competenta a personalului navigant, de traducator in si din limbi straine, de conformitate pentru calificarea in profesii din domeniul sanatatii etc).

 

Categorii de acte care se nu apostileaza in cadrul institutiei prefectului:

1. copii dupa acte administrative;

2. acte sub semnatura privata;

3. hotarari judecatoresti;

4. livrete de familie;

5. acte emise de asociatii profesionale;

6.adeverinte emise conform Ordonantei Guvernului nr. 33/2002 privind reglementarea eliberarii certificatelor si adeverintelor de catre autoritatile publice centrale si locale.

 

Aplicarea apostilei poate fi solicitata de catre:


a) o persoana fizica, care poate fi:

    *titularul actului;
    *ruda de gradul I ori sotul/sotia titularului actului; in acest caz actele trebuie sa fie insotite de o copie dupa actul de identitate al solicitantului (nu al titularului actului), pe care solicitantul sa inscrie mentiunea referitoare la calitatea de sot/sotie sau gradul de rudenie cu titularul actului;
    *un imputernicit, o alta persoana fizica, care prezinta procura notariala sau un avocat care are împuternicire avocatiala.

b) o persoana juridica, care poate fi:

    * o societate comerciala, care a incheiat cu titularul un contract privind prestarea serviciului in favoarea titularului, prin reprezentant care prezinta delegatie in acest sens;
    * un oficiu consular al unui stat semnatar al Conventiei Apostila, daca acesta poate asigura transmiterea, atat a documentelor necesare apostilarii la institutia prefectului, cat si a actelor apostilate catre titularii acestora.

Solicitantii pot depune documentele si prin corespondenta, daca sunt indeplinite urmatoarele conditii:


a) actele sunt insotite de cerere, dovada achitarii taxelor pentru prestarea serviciului de aplicare a apostilei, copie xerox dupa actul de identitate si procura notariala (in cazul în care solicitantul nu este titularul actului pe care urmeaza a se aplica apostila);


b) documentele sunt transmise prin sistemul „Prioripost cu confirmare de primire”.

In situatia in care titularul actului se afla in strainatate, acesta are la dispozitie una dintre urmatoarele posibilitati:


a) sa se adreseze celei mai apropiate misiuni diplomatice sau oficiu consular al Romaniei in statul respectiv;


b) sa solicite acest serviciu unei persoane din Romania.
   
 

In vederea aplicarii apostilei, solicitantul are obligatia de a depune la sediul institutiei prefectului:

   1. o cerere, indiferent de numarul actelor pentru care se solicita apostilarea;
   2. actul pe care urmeaza a se aplica apostila, in original;
   3. dovada achitarii taxelor pentru prestarea serviciului de aplicare a apostilei;
   4. copie xerox dupa actul de identitate.